企業における現場業務の効率化を支援しているパナソニックシステムソリューションズジャパン株式会社。教育担当の大木さん、採用担当の森吉さんにHR OnBoardで成果を出す運用のコツについてお伺いしました。
HR OnBoard導入のきっかけを教えてください
人事として事業成長のために何ができるか
－大木さん
人事として、事業成長のため採用に最も力を入れるのはもちろんです。実際、弊社も採用には力を入れていて、新卒・キャリア採用で年間160名ほど採用しています。そんな中では、せっかく採用した人が早期に退職してしまうこともあります。なんの相談もなく急に「辞めます。」という事がありました。入社者とコミュニケーションが取れていなかったと反省しました…
こういった背景から、採用して終わりではなく、入社後の早期戦力化と定着のサポートに取り組んでいこうとなったんです。
限りある人事のリソースを上手く配分するため、外部ツールを頼り、少ない工数で入社後のサポートを仕組み化しようと思ったのが、HR OnBoard導入のきっかけです。
実際に導入してみてどうでしたか？
入社後サポート事務局の立ち上げ
－森吉さん
弊社では、人事部門といっても採用課や企画課、研修課、現場の事業部人事と様々な部門があります。誰がやるのかを曖昧にしないために、部門を跨いだプロジェクトとして入社後の社員をサポートする合同事務局を立ち上げ、HR OnBoardの運営体制を整えました。事務局定例会を毎月開催し、誰が・入社者の誰に・どうサポートするのかを決めています。
HR OnBoardでは、毎月一回、入社者に３問＋フリーコメントのアンケートが届きます。その結果から「問題なし・やや注意・要フォロー」とサポートが必要な社員を３段階で把握できるので、サポート内容をレベルごとに考える事ができます。
見えてきた組織課題、改善により離職率が3ポイント低下
－大木さん
しばらく運用すると、現場の各部門や、新卒/キャリア採用者、それぞれの悩みが分かってきました。特にキャリア採用者で、組織に馴染めていない、誰にどう頼ればいいか分からない、と悩んでいる人が多かったんです。
部門によっては、受入れのトレーナーがいたりいなかったり、トレーナーのレベル感がバラバラだったり… そんな状態だと分かったので、すぐに受入れ体制の平準化に取り組むことができました。
「アンケートに加えて、サポート事務局に自分の悩みや今の状況を吐き出せて助かっている」という入社者の声が届くようになりました。日頃のサポートの成果だと感じています。HR OnBoardは入社１年目社員限定でやっているのですが、入社２年目・3年目になってからも事務局に相談をくれる人がいます。本当に合同事務局を立ち上げて良かったです！
結果、入社３年以内の離職率は３ポイントほど低下しましたし、早期戦力化も叶っています。
今後、HR OnBoardをどのように活用したいですか？
－森吉さん
アンケートの回答率も高く、助けを求めている人へのサポートは上手くいっているので、今後は回答しなかった人にも注目していきたいと考えています。回答しない理由まで、丁寧に確認することで入社者の状態をより正しく把握できるはずです。
あとは、やっている目的をしっかりと伝えていくことで、回答率を上げると同時に、入社者に安心して働ける環境だと感じてほしいです。
先輩ユーザーからのアドバイス
－大木さん
HR OnBoardのようなライトな場だからこそ言える不満がある、それを吐き出せる場を設けることには導入する価値があると思います。成功のポイントは運用かと思いますが、そこもエン・ジャパンの担当がアドバイスしてくれているので助かっています。
毎月定例会を開催。誰が誰にどんなサポートをするのかを決定。分担しサポートを実施。少ない人員でも必要なサポートができ、離職防止の成果に繋がっています。ぜひ取り入れていただきたい運用です！
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